03.Согласование договоров в Битрикс24
Автоматизированный процесс от заявки до архива за 1–3 дня
Описание
Внедрили регламентированный процесс согласования договоров в Битрикс24: теперь все заявки, файлы, этапы и визы проходят по четкому маршруту. Система берет на себя контроль сроков, уведомления, маршрутизацию и хранение документов — сотрудники просто работают, не думая, кого уведомить и что не забыть. Процесс стал единым для всех участников: коммерческого отдела, юристов, руководителей и смежных подразделений. Каждый видит только свои задачи, получает напоминания, оставляет визы с комментариями и точно знает, на каком этапе находится договор. Вся история согласований, правки и сроки — зафиксированы и доступны в один клик.
Задача проекта
Упростить и стандартизировать процесс согласования договоров, исключив человеческий фактор, забытые письма, утерянные файлы и “зависшие” документы — при этом сохранить гибкость для разных типов договоров и участников.
Решение
Благодаря внедренному процессу согласования удалось значительно оптимизировать workflow: количество ошибок и пропущенных согласований сократилось, сроки согласования уменьшились до 1–3 рабочих дней, а руководители получили возможность видеть все документы, ожидающие подписи, в едином интерфейсе. Система уведомлений исключила случаи "зависания" документов, автоматический архив с функцией поиска упростил работу с договорами, а сотрудники теперь тратят в два раза меньше времени на оформление и контроль документооборота.
Результаты
Внедрение смарт-процесса "Согласование договоров" в Битрикс24 позволило полностью автоматизировать документооборот. Сотрудники теперь запускают согласование в 2 клика, система автоматически контролирует сроки, а все этапы (от проверки контрагента до финального одобрения) стали прозрачными и управляемыми. Это сократило время согласований, исключило потерю документов и обеспечило полную отчетность по каждому договору.
Управляй персоналом — системно, прозрачно, без хаоса.
— Бесплатные Сайты и CRM.